junio 18, 2019

Cómo crear un espacio productivo en la oficina

Cómo crear un espacio productivo en la oficina

Piensa en la manera en que tú y tus empleados trabajan. ¿El trabajo requiere atención o colaboración? Lo más probable, es una mezcla de ambos.

Atención

Para la mayoría, significa tranquilidad. Es difícil concentrarse en medio de las conversaciones sobre el partido de fútbol de la noche anterior o lo que pasó en la fiesta de Navidad de la oficina.

Colaboración

La colaboración, por otra parte, requiere un ambiente muy diferente: un espacio donde los empleados pueden intercambiar ideas libremente, intercambiar ideas entre sí, y pasar llamadas de conferencia sin tener que preocuparse por molestar a los que les rodean. 

Esto parece evidente. Así que ¿por qué tantos empleados buscan concentrarse en una habitación ruidosa, o colaborar sin los recursos para hacerlo de manera efectiva?

Como era de esperar, no son tan productivos como podrían ser. Gensler, una firma de diseño y arquitectura mundial, encontró que tres de cada cuatro trabajadores encuestados estaban luchando para equilibrar eficazmente el enfoque y la colaboración en su entorno de oficina.

Janet Pogue, la directora en Genslers Washington, D.C. no es fan del modelo cubículo. Estar sentado de una manera privada no es malo, pero hay formas en la que se puede lograr eso sin estar encajonado por todos los lados.

Diseñar la productividad

Ella propone espacios que se sientan intuitivos, que te inviten a mantenerte trabajando. Esto no significa un re-diseño caro, pero sí en cambio, el equipamiento de las habitaciones disponibles con las herramientas adecuadas: bolígrafos y cuadernos y pizarras en salas de conferencias, puntos en todo el espacio de la oficina para que las personas tomen sus laptops y se liberen de la mesa. La fluidez es importante. “Esa palabra, para mí significa, funcionalidad ", dice ella.

El cubículo invita a la distracción

 Algunos elementos de los puestos de trabajo de tus empleados, inevitablemente requieren atención ininterrumpida, para ser verdaderamente productivos. Esto significa que cada vez que un colega se detiene por una charla de amigos, o una conversación cercana se convierte en una distracción, la concentración se rompe y se pierde un tiempo valioso y energía. Es por eso que recomienda la creación de un espacio tranquilo en su oficina en la que los empleados pueden ir a evitar todas las distracciones e interrupciones. El cubículo típico, señala, es cualquier cosa menos un espacio tranquilo – el diseño del cubículo invita a la interrupción (sin puertas), sin bloquear el sonido cercano.

El ruido es importante

Además, la designación de una tranquila sala de enfoque a menudo significa evitar otra trampa común: una oficina donde se impone el silencio. Pogue ve esto todo el tiempo. "La gente hace el espacio muy silencioso. Si usted puede oír un alfiler caer, no es natural" dice ella. "Es necesario tener una cierta cantidad de ruido y energía en una oficina que cancela el ruido”.

Pogue recomienda capacitar a los empleados con el mayor número de opciones en cuanto a dónde y cómo hacen su trabajo como sea posible. "Tener la capacidad de recoger y mover, o tener la capacidad de decir a los demás 'no me interrumpas' poniéndose auriculares es muy importante".

Brinda ambientes personalizados

Los empleadores a menudo piensan que una solución funciona para todos. "Si nos fijamos en la evolución de las oficinas, tratamos de hacer las cosas muy universales … que supone que todos trabajamos de la misma manera ", dice Pogue. En realidad, las personas trabajan de manera diferente, con base en el tipo de personalidad ( introvertidos vs extrovertidos ) y puesto de trabajo. Puestos de responsabilidad, por ejemplo, "por lo general pasan más tiempo dedicados a la colaboración cara a cara o la colaboración virtual, mientras que alguien de menor rango puede estar gastando más tiempo en el modo de enfoque". Las áreas de trabajo deben reflejar esta realidad y ofrecer diferentes ambientes por lo que cada persona puede personalizar la forma en que pasa su día.

Alimenta la interacción

Uno de los elementos más importantes del diseño de cualquier espacio de la oficina, dice Pogue, es trabajar para aumentar la mezcla fortuita de los empleados que normalmente no interactúan.

La interacción con los diferentes tipos de personas simula conversaciones que a menudo puede conducir a nuevas formas de abordar una tarea o resolver un problema. "Creemos mucho en eso ", dice ella. " ¿Cómo se une a la gente que normalmente no interactúa?".

Como Steve Jobs ( que insistía en la interacción de los empleados al grado de construir en Pixar’s un baño en el centro del edificio), Pogue recomienda motivar a la gente a dejar sus espacios de trabajo normales, haciendo la vida un poco menos conveniente. Si un rediseño es imposible, hay maneras menos costosas para lograr el mismo efecto. Por ejemplo, en la propia oficina de Gensler la máquina de hacer café está instalada en una ubicación central, por lo que los empleados de diferentes departamentos se reúnen de forma natural alrededor de ella.

Y la interacción va más allá de los posibles resultados creativos. "Al final del día" Pogue dice, "queremos sentirnos como parte de un gran todo". Los estudios han demostrado que a pesar de que la mayoría de los empleados creen que se concentran mejor en casa, la mayoría todavía quiere ir a la oficina todos los días. "En el fondo, todos somos personas sociales" dice ella. "Todos lo sabemos intuitivamente, pero algunas organizaciones no se dan cuenta de que las personas son el activo más importante de cualquier empresa. "En última instancia, cada trabajador debe ser una parte del diseño de su espacio de trabajo".

Fuente: Entrepreneur.com 

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